TERNA è da sempre particolarmente attenta alla prevenzione dei rischi che potrebbero compromettere la gestione responsabile e sostenibile del proprio business e, coerentemente con la propria missione e al proprio sistema di controllo interno, alla possibilità di conoscere le situazioni critiche e di correggerle consolidando il rapporto di fiducia con gli stakeholder.
A tal fine, ha predisposto appositi canali interni per ricevere segnalazioni di violazioni di normative interne o esterne, a garanzia della correttezza e trasparenza nella conduzione degli affari e delle attività svolte e a tutela della posizione e immagine aziendale, che possano arrecare danno o pregiudizio all’azienda, come una frode, un rischio generico o una situazione potenzialmente pericolosa, garantendo altresì la compliance alle disposizioni normative di cui al D.Lgs. del 10 marzo 2023 n. 24 in materia di whistleblowing e recante "Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali" (di seguito il “Decreto WB”), nonché delle indicazioni fornite dall’ANAC.
Segnalare eventuali comportamenti disonesti che possano tradursi in frodi o che rappresentino un rischio di danno nei confronti di colleghi e di azionisti o che costituiscano atti di natura lesiva o illecita degli interessi e della reputazione stessa dell’azienda, può essere un’efficace forma di contrasto alla corruzione, se opportunamente regolamentata.
Questo portale è lo strumento informatico web-based specificatamente predisposto per le segnalazioni, in forma scritta e in forma orale, di dette situazioni critiche per le società del Gruppo che dispongono di appositi canali dedicati all’interno dello stesso portale, anche ai sensi del Decreto WB.
Questo tool informatico è stato sviluppato anche per garantire la riservatezza dell'identità del segnalante e del contenuto della segnalazione nelle attività di gestione della segnalazione, per tutelare al massimo il “segnalante” ed anche il “segnalato” e le persone coinvolte, attraverso protocolli sicuri e strumenti di crittografia che permettono di proteggere i dati personali e le informazioni, incluse quelle contenute negli eventuali allegati alla segnalazione, nonché per poter affrontare le problematiche segnalate con tempestività secondo quanto previsto da apposite linee guida interne (LG054 “Whistleblowing”).
Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente Disciplina Privacy (per tale intendendosi il Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (GDPR), il D.Lgs. n. 196/2003, il D. Lgs. n.101/2018 nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell'identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento anche secondo quanto previsto dal Decreto WB.
La disciplina di whistleblowing, nei canali di segnalazione e nelle tutele previste per il Segnalante ed il Segnalato così come sopra descritte, si applica anche alle Società estere nel rispetto della legislazione locale.
A tal proposito, si precisa che il trasferimento di dati di soggetti provenienti da Paesi Terzi è ammesso ai sensi e nei limiti della legge applicabile nel singolo caso.
Nell’ambito del Portale sono presenti i distinti canali di Segnalazione propri delle società rilevanti del Gruppo ai sensi dell’art. 4, comma 4, del Decreto WB e un canale condiviso per le restanti società del Gruppo Terna1.
In particolare, sono previsti all’interno del Portale i canali di:
- Terna S.p.A.;
- Terna Rete Italia S.p.A.;
- Tamini Trasformatori S.r.l.;
- Altre società del Gruppo Terna2
Le modalità di Segnalazione
Il Segnalante, accedendo al canale della società del Gruppo selezionato (ad es. il canale di Terna S.p.A. oppure il canale di Terna Rete Italia S.p.A. o altro canale), ha la possibilità di effettuare la propria Segnalazione sia in forma scritta, elaborandone manualmente il contenuto, sia in forma orale, tramite l’invio di un messaggio vocale previo espresso consenso alla registrazione della propria voce. Sarà possibile il riascolto, salvataggio o rigetto della Segnalazione prima dell’invio della stessa: dopo l’invio, nel caso di Segnalazione orale, il sistema prevede la modifica dei parametri vocali in modo da rendere la registrazione non riconoscibile.
Le Segnalazioni devono essere rese in buona fede e non in forma anonima.
Per effettuare la Segnalazione, dopo aver ricevuto l’apposita informativa sul trattamento dei dati, il Segnalante dovrà registrare i suoi dati nei campi indicati. Tale registrazione prevede l’inserimento di un indirizzo e-mail e di un numero di telefono personali, al fine di ricevere il doppio codice di sicurezza per i successivi accessi e consentire, in via dedicata e riservata, l’interlocuzione tra la società e il Segnalante per eventuali ulteriori chiarimenti e per l’invio dei feedback in merito al seguito della Segnalazione effettuata.
I dati relativi all’identità del Segnalante saranno custoditi all’interno del tool informatico e coperti da un sistema di criptazione (tale da rendere la Segnalazione anonimizzata ma non anonima).
1Per cui l’efficacia del Decreto WB è prevista a decorrere dal 17 dicembre 2023
2Ai sensi dell’art. 4, comma 4 del D.lgs. n. 24/2023, tali Società possono condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione.