INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DELLA PROCEDURA SEGNALAZIONI - WHISTLEBLOWING

Tutela del trattamento dei dati personali

Il titolare del trattamento dei dati personali, oggetto della presente informativa, è Terna S.p.A. – Rete Elettrica Nazionale (“Titolare”) avente sede legale in Roma, Viale E. Galbani, 70 – 00156.

Le informazioni sono fornite nell'ambito della procedura di segnalazione e verranno acquisite mediante gli strumenti informatici e/o tramite le ulteriori modalità indicate nella specifica documentazione. Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, per tale intendendosi il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (“GDPR”), il D.Lgs. n. 196/2003 come modificato dal il D.Lgs. n. 101/2018 (“Codice Privacy”) nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante (di seguito, congiuntamente al GDPR, “Disciplina Privacy”), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell'identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento.

Le seguenti informazioni sono rese ai fini di trasparenza nei confronti del segnalante, per metterlo al corrente dei termini e modalità di trattamento dei dati, ivi compreso l'esercizio dei diritti connessi e relativi limiti all'esercizio degli stessi alla luce delle disposizioni di cui al D.lgs. 231/2001 e D.lgs. 24/2023.

Dati di contatto del Titolare e del DPO

Il Titolare è contattabile all'indirizzo di posta elettronica privacy@terna.it per l'esercizio dei diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR (v. paragrafo “Diritti dell'interessato” nel prosieguo della presente informativa) e/o per altre richieste relative al trattamento dei dati personali.

Il Responsabile della Protezione dei dati (“DPO”), per tutto ciò che concerne il trattamento dei dati personali e l'esercizio dei diritti dell'interessato, è contattabile al seguente indirizzo email: dpo@terna.it.

Finalità e base giuridica del trattamento – Natura del conferimento

I dati personali sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni di condotte illecite, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dalla società, per tali intendendosi, in particolare, le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità del Titolare, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, nonché, più in generale, le violazioni di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente – interna ed esterna – e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili a dipendenti, membri degli organi sociali o terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori).

Pertanto, la base giuridica del trattamento risulta essere la necessità di adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, con riferimento, in particolare, alle previsioni contenute nel Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”) e nel Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (“Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”).

Eventuali ulteriori specifiche finalità, relative ai singoli trattamenti, potranno essere indicate in maniera dettagliata nell'ambito dei vari canali di accesso resi disponibili.

Il conferimento dei dati personali da parte dell’interessato è facoltativo, ma in difetto Terna non potrà procedere alla gestione della segnalazione.

Altresì, si precisa che:

• In caso di segnalazione orale, verrà richiesto il consenso esplicito del segnalante al fine di consentire la registrazione dell'audio, nonché per il riascolto, salvataggio o rigetto della segnalazione.
• Qualora il contenuto della segnalazione esuli dall'ambito di applicazione della normativa richiesta, i relativi dati saranno trattati dal Titolare solo in presenza di un obbligo normativo e/o di un interesse legittimo alla tutela e/o esercizio nelle competenti sedi delle proprie ragioni di diritto.

Si precisa che il suddetto consenso e qualsiasi altro consenso richiesto ai fini della procedura di gestione delle segnalazioni potrà essere revocato nei limiti in cui la legge applicabile lo consente e, in particolare, la richiesta di revoca verrà analizzata dagli organismi preposti al fine di contemperare l'esigenza di tutela dei diritti degli individui in ambito privacy con la necessità di contrasto e prevenzione delle violazioni delle regole di buona gestione societaria ovvero delle normative applicabili in materia. La revoca del consenso non pregiudica, in ogni caso, la liceità del trattamento fino a quel momento effettuato.

Riservatezza e tutela del segnalante

Si informa che il Titolare garantisce la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Pertanto, a eccezione dei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, e ferme le altre eccezioni previste dalla legge (ad esempio, obbligo di comunicazione all'autorità giudiziaria)l'identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva, in ossequio alle vigenti disposizioni della Disciplina Privacy.

Pertanto, ferme le suindicate eccezioni, il Titolare ha determinato, ai sensi dell'art. 12, comma 2 del D. Lgs. 24/2023, che la sua identità e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, la stessa non possono essere rivelate a soggetti diversi da quelli competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. Verrà acquisito il suo consenso espresso anche nel caso in cui occorra rivelare la sua identità ai sensi dell'art. 12 commi 5 e 6 del D. Lgs 24/2023, ovvero quando occorra decriptare i suoi dati al fine di consentire la difesa dell'incolpato in un procedimento disciplinare che si fonda solo sulla segnalazione e in cui la conoscenza del segnalante sia indispensabile alla difesa o per la difesa della persona coinvolta.

Tutti coloro che riceveranno e/o saranno coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

La violazione dell'obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall'ordinamento.

Modalità del trattamento, tempi di conservazione e soggetti destinatari

Si rappresenta che il Titolare si impegna a trattare, in modo lecito, corretto e trasparente, solamente i dati necessari al raggiungimento delle finalità indispensabili per lo svolgimento delle attività oggetto della segnalazione.

Il trattamento è effettuato dal Titolare anche con l'ausilio di mezzi elettronici, ivi inclusi strumenti automatizzati.

Il trattamento verrà escluso e/o limitato nei casi in cui le finalità perseguite possano essere realizzate mediante anonimizzazione o attraverso modalità che permettano l'identificazione dell'interessato solo in caso di necessità.

Le segnalazioni e la documentazione relativa alla loro gestione saranno conservati per un massimo di cinque anni dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, salvo ulteriore conservazione in caso di procedimenti giudiziari o richieste delle Autorità o avvio di contenziosi o per il diverso termine di legge. Con riferimento, invece, alle Segnalazioni relative a fattispecie non contemplate dal D. Lgs 24/2023, i dati verranno conservati per tutto il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e in conformità con quanto previsto dalle disposizioni a tutela dei diritti degli interessati e nel rispetto dei termini di prescrizione previsti per Legge.

Si precisa che, se nel corso della gestione delle segnalazioni sono accidentalmente acquisiti dati personali manifestamente non utili alla stessa segnalazione, quest'ultimi saranno cancellati immediatamente, ai sensi di quanto previsto dall'art. 13, comma 2, del D. Lgs. 24/2023, ove applicabile.

I dati personali saranno trattati, ai sensi dell'art. 2-quaterdecies del Codice Privacy, unicamente da persone autorizzate al trattamento ai quali sono state espressamente conferite dal Titolare adeguate istruzioni in ordine alla necessità di garantire la protezione dei dati personali dei soggetti coinvolti nelle segnalazioni.

I dati personali saranno trattati altresì da fornitori di servizi, anche interni al Gruppo Terna, strumentali al perseguimento delle finalità suindicate.

I dati personali potranno, inoltre, essere trattati per l'attivazione della tutela giudiziaria e/o disciplinare connessa alla segnalazione, ovvero comunicati alle Autorità competenti in presenza di violazioni delle normative applicabili, nonché essere trasmessi a fronte di ordine cogente delle medesime Autorità.

Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. da 15 e seguenti del GDPR Le sono riconosciuti alcuni diritti nei confronti dei Titolare, esercitabili nei limiti di quanto previsto dall'art. 2-undecies del D. Lgs. n. 193/2003, ossia:

• Diritto di accesso – il diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo informazioni inerenti a: (i) le finalità del trattamento; (ii) le categorie dei dati personali trattati; (iii) i destinatari o le categorie degli stessi ai quali i dati possono essere comunicati, in particolare se collocati in paesi extra-UE, ed i mezzi per esercitare i suoi diritti verso tali soggetti; (iv) quando possibile il periodo di conservazione o i criteri per determinarlo; (v) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse, l'integrazione dei dati personali nonché l'origine dei dati raccolti presso terzi.
• Diritto di rettifica – diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei dati personali inesatti e, tenuto conto delle finalità del trattamento, di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
• Diritto di cancellazione – diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali ove sussista uno dei motivi elencati nell'articolo 17, par. 1 del GDPR – come nel caso in cui i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati – salvo che il trattamento sia necessario in base alle previsioni di cui al paragrafo 3 del medesimo articolo, tra cui (a) l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui sia soggetto il Titolare, o (b) l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell'esercizio di pubblici poteri di cui sia investito il Titolare, o (c) l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• Diritto di limitazione – diritto di ottenere la limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all'articolo 18, par. 1 del GDPR: se il trattamento è limitato, i dati personali verranno trattati - salvo che per la conservazione - soltanto con il consenso dell'interessato o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell'Unione o di uno Stato membro.

Si sottolinea come l'esercizio dei summenzionati diritti da parte dell'interessato potrà avvenire attraverso l'invio delle relative richieste all'indirizzo email privacy@terna.it.

Nel caso in cui l'interessato ritenga che i trattamenti che lo riguardano violino la Disciplina Privacy, avrà diritto di proporre reclamo alla competente autorità in materia di protezione dei dati personali.