Dati di contatto dei Contitolari e del DPO

Il canale di gestione delle segnalazioni è gestito in maniera condivisa dalle seguenti società, le quali operano in veste di contitolari del trattamento (“Contitolari”), sulla scorta di un accordo stipulato ai sensi dell'art. 26 GDPR:

Si specifica che i Contitolari hanno designato come comune punto di contatto per gli interessati la società Terna S.p.A., con sede legale in Roma, Viale Egidio Galbani n. 70, contattabile anche via e-mail all'indirizzo privacy@terna.it.

Finalità e base giuridica del trattamento – Natura del conferimento

I dati personali sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni di condotte illecite, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dalla società, per tali intendendosi, in particolare, le violazioni di   disposizioni   normative    nazionali   o dell'Unione europea che ledono l'interesse  pubblico  o   l'integrità dei Contitolari,   di  cui  siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, nonché, più in generale, le violazioni di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente - interna ed esterna - e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili a dipendenti, membri degli organi sociali o terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori).

Pertanto, la base giuridica del trattamento risulta essere la necessità di adempiere a un obbligo di legge cui sono soggetti i Contitolari, con riferimento, in particolare, alle previsioni contenute nel Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”) e nel Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (“Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del   Parlamento  europeo  e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la  protezione  delle persone che segnalano violazioni del diritto  dell'Unione  e   recante disposizioni riguardanti la protezione delle  persone   che  segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”).

Eventuali ulteriori specifiche finalità, relative ai singoli trattamenti, potranno essere indicate in maniera dettagliata nell'ambito dei vari canali di accesso resi disponibili.

Il conferimento dei dati personali da parte dell’interessato è facoltativo, ma in difetto Terna non potrà procedere alla gestione della segnalazione.

Altresì, si precisa che:

–    In caso di segnalazione orale, verrà richiesto il consenso esplicito del segnalante al fine di consentire la registrazione dell’audio, nonché per il riascolto, salvataggio o rigetto della segnalazione.

–    Qualora il contenuto della segnalazione esuli dall’ambito di applicazione della normativa richiesta, i relativi dati saranno trattati dai Contitolari solo in presenza di un obbligo normativo e/o di un interesse legittimo alla tutela e/o esercizio nelle competenti sedi delle proprie ragioni di diritto

Si precisa che il suddetto consenso e qualsiasi altro consenso richiesto ai fini della procedura di gestione delle segnalazione potrà essere revocato nei limiti in cui la legge applicabile lo consente e, in particolare, la richiesta di revoca verrà analizzata dagli organismi preposti al fine di contemperare l'esigenza di tutela dei diritti degli individui in ambito privacy con la necessità di contrasto e prevenzione delle violazioni delle regole di buona gestione societaria ovvero delle normative applicabili in materia. La revoca del consenso non pregiudica, in ogni caso, la liceità del trattamento fino a quel momento effettuato. 

Riservatezza e tutela del segnalante

Si informa che i Contitolari garantiscono la riservatezza dell'identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Pertanto, a eccezione dei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, e ferme le altre eccezioni previste dalla legge (ad esempio, obbligo di comunicazione all’autorità giudiziaria) l'identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva, in ossequio alle vigenti disposizioni della Disciplina Privacy.

Pertanto, e ferme le suindicate eccezioni, il Titolare ha determinato, ai sensi dell’art. 12 comma 2 del D. Lgs 24/2023, che la sua identità e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, la stessa non  possono  essere   rivelate a soggetti diversi da quelli competenti a  ricevere   o  a   dare    seguito   alle   segnalazioni. Verrà acquisito il suo consenso espresso nel caso in cui occorra rivelare la sua identità ai sensi dell’art. 12 commi 5 e 6 del D. Lgs 24/2023, ovvero quando occorra decriptare i suoi dati al fine di consentire la difesa dell’incolpato in un procedimento disciplinare che si fonda solo sulla segnalazione e in cui la conoscenza del segnalante sia indispensabile alla difesa o per la difesa della persona coinvolta.

Tutti coloro che riceveranno e/o saranno coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

La violazione dell'obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall'ordinamento.

Modalità del trattamento, tempi di conservazione e soggetti destinatari

Si rappresenta che i Contitolari si impegnano a trattare, in modo lecito, corretto e trasparente, solamente i dati necessari al raggiungimento delle finalità indispensabili per lo svolgimento delle attività oggetto della segnalazione.

Il trattamento è effettuato dai Contitolari anche con l'ausilio di mezzi elettronici, ivi inclusi strumenti automatizzati.

Il trattamento verrà escluso e/o limitato nei casi in cui le finalità perseguite possano essere realizzate mediante anonimizzazione o attraverso modalità che permettano l'identificazione dell'interessato solo in caso di necessità.

Le segnalazioni e la documentazione relativa alla loro gestione saranno conservati per un massimo di cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo ulteriore conservazione in caso di procedimenti giudiziari o richieste delle Autorità o avvio di contenziosi o per il diverso termine di legge. Con riferimento, invece, alle Segnalazioni relative a fattispecie non contemplate dal D. Lgs 24/2023, i dati verranno conservati per tutto il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e in conformità con quanto previsto dalle disposizioni a tutela dei diritti degli interessati e nel rispetto dei termini di prescrizione previsti per Legge.

Si precisa che, se nel corso della gestione delle segnalazioni sono accidentalmente acquisiti dati personali manifestamente non utili alla stessa segnalazione, quest’ultimi saranno cancellati immediatamente ai sensi di quanto previsto dall’art. 13, comma 2, del D.lgs. 24/2023 ove applicabile. 

I dati personali saranno trattati, ai sensi dell'art. 2-quaterdecies del Codice Privacy, unicamente da persone autorizzate al trattamento ai quali sono state espressamente conferite dai Contitolari adeguate istruzioni in ordine alla necessità di garantire la protezione dei dati personali dei soggetti coinvolti nelle segnalazioni.

I dati personali saranno trattati altresì da fornitori di servizi, anche interni al Gruppo Terna, strumentali al perseguimento delle finalità suindicate.

I dati personali potranno, inoltre, essere trattati per l'attivazione della tutela giudiziaria e/o disciplinare connessa alla segnalazione, ovvero comunicati alle Autorità competenti in presenza di violazioni delle normative applicabili, nonché essere trasmessi a fronte di ordine cogente delle medesime Autorità.

Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. da 15 e seguenti del GDPR, Le sono riconosciuti alcuni diritti nei confronti dei Contitolari, esercitabili nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies del D. Lgs. n. 196/2003, ossia:

• Diritto di accesso – il diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo informazioni inerenti a: (i) le finalità del trattamento; (ii) le categorie dei dati personali trattati; (iii) i destinatari o le categorie degli stessi ai quali i dati possono essere comunicati, in particolare se collocati in paesi extra-UE, ed i mezzi per esercitare i suoi diritti verso tali soggetti; (iv) quando possibile il periodo di conservazione o i criteri per determinarlo; (v) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, qualora vi abbia interesse, l'integrazione dei dati personali nonché l'origine dei dati raccolti presso terzi.
• Diritto di rettifica – diritto di ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei dati personali inesatti e, tenuto conto delle finalità del trattamento, di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
• Diritto di cancellazione – diritto di ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali ove sussista uno dei motivi elencati nell'articolo 17, par. 1 del GDPR – come nel caso in cui i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati – salvo che il trattamento sia necessario in base alle previsioni di cui al paragrafo 3 del medesimo articolo, tra cui (a) l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui siano soggetti i Contitolari, o (b) l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell'esercizio di pubblici poteri di cui siano investiti i Contitolari, o (c) l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
• Diritto di limitazione – diritto di ottenere la limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all'articolo 18, par. 1 del GDPR: se il trattamento è limitato, i dati personali verranno trattati - salvo che per la conservazione - soltanto con il consenso dell'interessato o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell'Unione o di uno Stato membro.

Si sottolinea come l'esercizio dei summenzionati diritti da parte dell'interessato potrà avvenire attraverso l'invio delle relative richieste all'indirizzo email privacy@terna.it.

Nel caso in cui l'interessato ritenga che i trattamenti che lo riguardano violino la Disciplina Privacy, avrà diritto di proporre reclamo alla competente autorità in materia di protezione dei dati personali.