INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DELLA PROCEDURA SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING – ALTENIA S.R.L.

Tutela del trattamento dei dati personali

Il titolare del trattamento dei dati personali, oggetto della presente informativa, è Altenia S.r.l. (“Titolare”) avente sede legale in Roma, Viale E. Galbani, 70 – 00156.

Tutti i dati personali verranno trattati ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, per tale intendendosi il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (“GDPR”), il D.Lgs. n. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018 (“Codice Privacy”) nonché qualsiasi altra normativa sulla protezione dei dati personali applicabile in Italia, ivi compresi i provvedimenti del Garante (di seguito, congiuntamente al GDPR, “Disciplina Privacy”), nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, con particolare riguardo per la riservatezza dell'identità dei soggetti coinvolti e per la sicurezza del trattamento.

Le seguenti informazioni sono rese ai fini di trasparenza nei confronti del segnalato e di qualsivoglia soggetto interessato potenzialmente riferito in una segnalazione (di seguito congiuntamente “segnalato”), per metterlo al corrente dei termini e modalità di trattamento dei dati, ivi compreso l’esercizio dei diritti connessi e relativi limiti all’esercizio degli stessi alla luce delle disposizioni di cui al D.lgs. 231/2001 e D.lgs. 24/2023.

Dati di contatto del Titolare e del DPO

Il Titolare è contattabile all'indirizzo di posta elettronica privacy@alteniaenergy.it per l'esercizio dei diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR (v. paragrafo “Diritti dell'interessato” nel prosieguo della presente informativa) e/o per altre richieste relative al trattamento dei dati personali.

Il Responsabile della Protezione dei dati (“DPO”), per tutto ciò che concerne il trattamento dei dati personali e l'esercizio dei diritti dell'interessato, è contattabile ai seguenti indirizzi: collegeteam@pec.it; dpo@collegeteam.it.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati personali sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni di condotte illecite, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dalla società, per tali intendendosi, in particolare, le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità del Titolare, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, nonché, più in generale, le violazioni di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente - interna ed esterna - e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili a dipendenti, membri degli organi sociali o terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori).

Pertanto, la base giuridica del trattamento risulta essere la necessità di adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, con riferimento, in particolare, alle previsioni contenute nel Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”) e nel Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (“Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”).

Eventuali ulteriori specifiche finalità, relative ai singoli trattamenti, potranno essere indicate in maniera dettagliata nell'ambito dei vari canali di accesso resi disponibili.

Altresì, si precisa che, qualora il contenuto della segnalazione esuli dall’ambito di applicazione della normativa richiesta, i relativi dati saranno trattati dal Titolare solo in presenza di un obbligo normativo e/o di un interesse legittimo alla tutela e/o esercizio nelle competenti sedi delle proprie ragioni di diritto.

Categorie di dati personali e fonte di raccolta

I dati personali relativi al segnalato sono raccolti mediante la segnalazione e relativa documentazione fornita dal segnalante. I dati personali relativi al segnalato saranno ricompresi nelle seguenti categorie:

• dati anagrafici (e.g. nome, cognome, luogo e data di nascita);
• dati di contatto (e.g. indirizzo e-mail, numero di cellulare, recapito postale);
• dati di natura professionale (e.g. livello gerarchico, area aziendale di appartenenza, ruolo aziendale, tipo di rapporto intrattenuto con le società del Gruppo Terna o altri soggetti terzi, professione);
• ogni altra informazione riferita al segnalato che il segnalante decide di condividere con il Titolare per meglio circostanziare la propria segnalazione, in relazione ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dalla società, per tali intendendosi in particolare le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea che ledono l'interesse pubblico o l'integrità del Titolare, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, nonché più in generale le violazioni di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente - interna ed esterna - e/o comportamenti illeciti o fraudolenti;

Modalità del trattamento, tempi di conservazione e soggetti destinatari

Si rappresenta che il Titolare si impegna a trattare, in modo lecito, corretto e trasparente, solamente i dati necessari al raggiungimento delle finalità indispensabili per lo svolgimento delle attività oggetto della segnalazione.

Il trattamento è effettuato dal Titolare anche con l'ausilio di mezzi elettronici, ivi inclusi strumenti automatizzati.

Il trattamento verrà escluso e/o limitato nei casi in cui le finalità perseguite possano essere realizzate mediante anonimizzazione o attraverso modalità che permettano l'identificazione dell'interessato solo in caso di necessità.

Le segnalazioni e la documentazione relativa alla loro gestione saranno conservati per un massimo di cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo ulteriore conservazione in caso di procedimenti giudiziari o richieste delle Autorità o avvio di contenziosi. Con riferimento, invece, alle Segnalazioni relative a fattispecie non contemplate dal D. Lgs 24/2023, i dati verranno conservati per tutto il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e in conformità con quanto previsto dalle disposizioni a tutela dei diritti degli interessati e nel rispetto dei termini di prescrizione previsti per Legge.

Si precisa che, se nel corso della procedura di segnalazione sono accidentalmente acquisiti dati personali manifestamente non utili alla stessa segnalazione, quest’ultimi saranno cancellati immediatamente.

I dati personali saranno trattati, ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy, unicamente, da persone autorizzate al trattamento cui sono state espressamente conferite dal Titolare adeguate istruzioni in ordine alla necessità di garantire la protezione dei dati personali dei soggetti coinvolti nelle segnalazioni.

I dati personali saranno trattati altresì da fornitori di servizi, anche interni al Gruppo Terna, strumentali al perseguimento delle finalità suindicate.

I dati personali potranno, inoltre, essere trattati per l'attivazione della tutela giudiziaria e/o disciplinare connessa alla segnalazione, ovvero comunicati alle Autorità competenti in presenza di violazioni delle normative applicabili, nonché essere trasmessi a fronte di ordine cogente delle medesime Autorità.

Diritti dell'interessato

Ai sensi del GDPR, sono riconosciuti i diritti di cui agli artt. 15 a 22 del GDPR, a tutti gli interessati, esercitabili nei confronti del Titolare del trattamento, fermo restando che tali diritti non possono essere esercitati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del GDPR) qualora ne possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante (v. articolo 2-undecies del Codice Privacy) e/o al perseguimento degli obiettivi di conformità alla normativa in materia di segnalazione di condotte illecite.

In particolare, si informa il segnalato che l'esercizio di tali diritti

• sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001 e il D.lgs. 24/2023);
• potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all'interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell'interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell'identità del segnalante;
• possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

L'esercizio dei diritti da parte del segnalato (incluso il diritto di accesso) potrà essere esperito, pertanto, nei limiti in cui la legge applicabile lo consente e, in particolare, si rileva che la richiesta verrà analizzata dagli organismi preposti al fine di contemperare l'esigenza di tutela dei diritti degli individui con la necessità di contrasto e prevenzione delle violazioni delle regole di buona gestione societaria ovvero delle normative applicabili in materia.