FAQ

La segnalazione può essere trasmessa da “chiunque”.

Con specifico riferimento invece alle previsioni del Decreto WB e alle tutele connesse, possono effettuare una Segnalazione tutti coloro che operano nel “contesto lavorativo” di Terna o della diversa società del Gruppo destinataria della Segnalazione in qualità di:

• lavoratori subordinati di una delle Società appartenenti al Gruppo;
• lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso una delle società del Gruppo;
• coloro che hanno un rapporto di collaborazione professionale con l'ente (es. fornitori), liberi professionisti (es. avvocati, commercialisti, notai etc...) e i consulenti che prestano la propria attività presso una delle società del Gruppo;
• volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che svolgono la propria attività presso una delle società del Gruppo;
• azionisti da intendersi come le persone fisiche che detengono azioni in uno dei soggetti del settore pubblico, ove questi ultimi assumano veste societaria, es. società in controllo pubblico, società in house, società cooperativa etc. Si tratta di coloro che siano venuti a conoscenza di violazioni oggetto di segnalazione nell’esercizio dei diritti di cui sono titolari in ragione del loro ruolo di azionisti rivestito nella società;
• persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso una delle società del Gruppo.

Possono altresì effettuare Segnalazioni coloro che:

• segnalino informazioni acquisite nell'ambito di un rapporto di lavoro con il Gruppo Terna nel frattempo terminato purché le informazioni sulle Violazioni siano state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso;
• segnalino informazioni acquisite nel caso in cui il rapporto di lavoro non è ancora iniziato laddove le informazioni riguardanti una Violazione siano state acquisite durante il processo di selezione o altre fasi delle trattative precontrattuali;
• segnalino informazioni acquisite durante lo svolgimento del periodo di prova presso una delle società del Gruppo.

Per “contesto lavorativo” si intendono le attività lavorative o professionali, in essere ma anche passate, svolte nell'ambito dei rapporti lavorativi sopra indicati, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione indipendentemente dalla natura di tali attività.

In caso di utilizzo del portale per l'effettuazione della segnalazione è necessario registrarsi mediante l'inserimento di un indirizzo e-mail e di un numero di telefono personali, al fine di ricevere il doppio codice di sicurezza per i successivi accessi e consentire, ai soggetti autorizzati alla gestione della segnalazione, di poter mantenere una interlocuzione per eventuali ulteriori chiarimenti e per ricevere notizia in merito alla gestione e agli esiti della segnalazione effettuata.

In caso di utilizzo del canale di posta ordinario, le segnalazioni, se debitamente circostanziate, al fine di consentire la valutazione dei fatti, e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti potranno essere ammesse, sebbene non potranno beneficiare, nella gestione, del trattamento disposto da detto decreto ai fini delle comunicazioni con il segnalante.

No, il sistema non consente l'invio di segnalazioni anonime. Il portale assicura un efficace punto di accesso ai canali dedicati delle società del Gruppo Terna cui si intende indirizzare una segnalazione anche ai fini della tutela della riservatezza. Per le segnalazioni trasmesse tramite i canali presenti sul portale è infatti garantita la riservatezza dei dati dell'identità del segnalante attraverso un sistema avanzato di criptazione delle comunicazioni, la riservatezza della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonchè del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, in linea con quanto previsto dal Decreto WB.

Le tutele previste dal Decreto WB possono trovare applicazione qualora a seguito di una segnalazione anonima venga svelato il nome del segnalante.

È possibile segnalare atti e/o comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscono violazioni, anche sospette, dei principi sanciti nel Codice Etico, della normativa interna, rappresentata da tutte le disposizioni, procedure, linee guida o istruzioni operative della società destinataria della segnalazione tra cui anche il Modello di Organizzazione e Gestione ex D.lgs. 231/01, le linea-guida anticorruzione, il Global Compliance Program, nonché violazioni di policy, regole aziendali che possano tradursi in frodi o in un danno anche potenziale, nei confronti di colleghi, azionisti e stakeholder in generale o che costituiscano atti di natura lesiva o illecita degli interessi e della reputazione stessa dell'azienda e le violazioni, previste dal Decreto WB, “di disposizioni normative nazionali o della UE che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato”.

Con specifico riferimento alle previsioni del Decreto WB devono essere considerate le Violazioni “rilevanti” (che consentono cioè, l'applicazione delle misure di tutela indicate dal Decreto WB) ovvero relative a tutti quei comportamenti, atti od omissioni che siano idonei a ledere l'interesse pubblico o l'integrità dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato.

In particolare, è possibile distinguere tre categorie¹ :

• Violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità del prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• Violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno ; iii) atti e comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell'Unione nei settori sopra richiamati;
• Violazioni di disposizioni nazionali che consistono in: i) illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; ii) condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o violazioni dei Modelli 231. Tali illeciti e condotte non devono rientrare nelle categorie dei precedenti punti 1. e 2.

Non godono delle tutele del Decreto WB le segnalazioni aventi ad oggetto rivendicazioni o richieste legate ad un interesse personale, che attengono esclusivamente al proprio rapporto di lavoro o a rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate.

¹Ai sensi del Decreto WB, rispetto alle suddette categorie di Violazioni, occorre distinguere a seconda che: (i) l'ente sia concessionario di pubblico di servizio (o comunque l'ente che opera in tale ambito), nel qual caso trovano applicazione tutte le categorie di Violazioni; (ii) abbia più di 50 dipendenti e abbia adottato un Modello 231, nel qual caso trovano applicazione la categoria di Violazioni di disposizioni europee e condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o Violazioni del Modello 231; (iii) abbia meno di 50 dipendenti ma abbia adottato un Modello 231, nel qual caso potranno essere segnalate le Violazioni condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o Violazioni del Modello 231.

Esulano dal perimetro di applicazione del Decreto WB (che non consentono, pertanto, l'applicazione delle misure di tutela indicate dal Decreto WB):

• rivendicazioni, contestazioni, richieste di carattere personale del Segnalante o della persona che abbia sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile, relative esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• Segnalazioni di Violazioni che sono già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali riguardanti servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell'ambiente o da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione², e alle Segnalazioni di Violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
• Segnalazioni anonime, essendo la Linea Guida Whistleblowing preordinata a tutelare il Segnalante da rischi di ritorsioni. Tuttavia, le tutele del Decreto WB possono trovare applicazione qualora a seguito di una Segnalazione anonima venga svelato il nome del Segnalante. La massima tutela di riservatezza offerta ai Segnalanti anche nel caso delle Segnalazioni “ordinarie” (segnalazioni di violazioni che non rientrano nel perimetro oggettivo di applicazione del Decreto WB) richiede che anche le stesse non siano effettuate in forma anonima.

In ogni caso, è opportuno ricordare che, ai sensi dell'art. 1, comma 3, del Decreto WB, esulano dall'ambito di applicazione delle tutele previste dal Decreto e delle tutele apprestate dal Gruppo Terna in materia di whistleblowing, le Segnalazioni aventi ad oggetto le seguenti materie: a) informazioni classificate; b) segreto professionale forense e medico; c) segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali.

²Indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/193725.

Secondo quanto previsto dal Codice Etico, ciascuna società del Gruppo Terna offre ai segnalanti la massima riservatezza e tutela, chi effettui segnalazioni in buona fede e con uno spirito di lealtà nei confronti dell'azienda, da ritorsioni o effetti negativi sulla sua posizione professionale, sanzionando chi commette atti ritorsivi.

In particolare, il Gruppo Terna agisce affinché l'identità del segnalante non possa essere rivelata a soggetti differenti da quelli autorizzati a gestire la segnalazione. Nei confronti del segnalante, è garantito il trattamento dei dati secondo la Disciplina Privacy applicabile.

A tal proposito, occorre distinguere il concetto di “riservatezza” da quello di “anonimato”, in quanto il primo presuppone la conoscenza dell'identità del Segnalante, necessaria al fine di poter assicurare una tutela adeguata. L'anonimato, infatti, potrebbe ostacolare l'accertamento sulla fondatezza della denuncia.

Inoltre, a tutela del segnalante, vige il generale divieto di ritorsioni previsto dal Codice Etico, espressamente sanzionabile per le segnalazioni effettuate in buona fede e con uno spirito di lealtà nei confronti dell'azienda.

Con particolare riferimento al Decreto WB, per le segnalazioni redatta in conformità con le previsioni normative di cui al Decreto WB e alle Linee Guida ANAC conseguenti, sono adottate misure a tutela della riservatezza dell'identità del segnalante sia in fase di ricezione sia in quella della gestione della segnalazione attraverso l'utilizzo dei canali interni di segnalazione appositamente istituiti.

Sono inoltre adottate idonee misure in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione connesse alla segnalazione e, tenendo conto delle condizioni e dei requisiti previsti dal Decreto WB, tali misure sono adottate anche al fine di tutelare le “altre persone” coinvolte individuate dall'art. 3 del D.Lgs. n. 24/2023, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone coinvolte. In particolare, si tratta:

• dei Facilitatori (cioè, la persona fisica che fornisce assistenza al segnalante per l'effettuazione della segnalazione, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023);
• delle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante e che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• dei colleghi di lavoro del Segnalante e che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che hanno con detto soggetto un rapporto abituale e corrente;
• degli enti di proprietà del Segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo.

Per beneficiare del regime di protezione previsto dal Decreto WB, devono sussistere alcune condizioni:

• che il segnalante sia un soggetto compreso nell'elenco di cui all'articolo 3 del D.Lgs. n. 24/2023;
• che le informazioni sulle Violazioni segnalate rientrino nell'ambito oggettivo previsto dal D.Lgs. n. 24/2023;
• che il segnalante al momento della Segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della Divulgazione pubblica avesse “fondato motivo” di ritenere veritiere le informazioni ;
• che la Segnalazione sia effettuata secondo le procedure previste dai canali interni istituiti dalla società o esterni (gestiti da ANAC) o secondo quanto previsto per la Divulgazione pubblica ai sensi dell'art. 15 del Decreto WB.

Costituisce motivo di applicazione dei provvedimenti sanzionatori previsti dal Sistema Disciplinare la violazione delle misure di tutela rispettivamente apprestate in favore del Segnalante e degli Altri soggetti di cui al par. 6.1.2 della presente Linea Guida e individuate dall'art. 3, comma 5, del D.Lgs. n. 24/2023. In particolare, sono sanzionabili disciplinarmente, secondo quanto previsto dal D.Lgs. n. 24/2023:

• i comportamenti ritorsivi in violazione dell'art. 17 D.Lgs. n. 24/2023, ossia i comportamenti, atti od omissioni anche solo tentati o minacciati posti in essere in ragione della Segnalazione e che possono provocare al Segnalante in via diretta o indiretta un danno ingiusto;
• le condotte idonee ad ostacolare la Segnalazione;/em>
• le violazioni delle misure di tutela del Segnalante con riferimento all'obbligo di riservatezza.
• che la Segnalazione sia effettuata secondo le procedure previste dai canali interni istituiti dalla società o esterni (gestiti da ANAC) o secondo quanto previsto per la Divulgazione pubblica ai sensi dell'art. 15 del Decreto WB.

La riservatezza del Segnalante non è garantita quando:

• vi è il consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della sua identità
• è stata accertata con sentenza di primo grado la responsabilità penale e/o civile del Segnalante per reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la Segnalazione;
• l'anonimato non è opponibile per legge se l'identità del Segnalante è richiesta dall'autorità giudiziaria in relazione a indagini (penali, tributarie o amministrative) o ispezioni di Organi di Controllo originatisi a seguito della Segnalazione stessa.

Il Decreto WB ammette dei casi in cui il Segnalante non ha diritto di tutela:

• qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o nel caso in cui tali reati siano commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile;
• in caso di responsabilità civile per lo stesso titolo per dolo o colpa grave.

In entrambe le ipotesi al Segnalante o denunciante verrà irrogata una sanzione disciplinare.

Non è, peraltro, esclusa la responsabilità penale, civile o amministrativa per tutti quei comportamenti, atti od omissioni non collegati alla Segnalazione, alla denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o alla Divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la Violazione.

Costituisce motivo di applicazione dei provvedimenti sanzionatori, previsti dal Sistema Disciplinare la violazione di quanto previsto dal D.Lgs. n. 24/2023 in materia di Segnalazioni di condotte illecite. In particolare, sono sanzionabili disciplinarmente i casi in cui è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile del Segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che il medesimo sia stato già condannato, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile, ferme restando le sanzioni amministrative ANAC ai sensi dell'art 21 del citato Decreto Whistleblowing.

Le misure disciplinari e le relative sanzioni, ove adottabili in relazione ai soggetti destinatari delle stesse, sono individuate dalla Società sulla base dei principi di proporzionalità e adeguatezza, in relazione alla idoneità a svolgere una funzione deterrente e, successivamente, sanzionatoria, nonché tenendo conto delle diverse qualifiche dei soggetti cui esse si applicano.

Infine, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione, e la conoscenza dell'identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità.

Il Segnalante accedendo al Portale troverà il canale dedicato alla società del Gruppo cui intende rivolgere la Segnalazione.

Il Segnalante, accedendo al canale della Società del Gruppo selezionato (ad es. il canale di Terna S.p.A. oppure il canale di Terna Rete Italia S.p.A. o altro canale), ha la possibilità di effettuare la propria segnalazione sia in forma scritta, elaborandone manualmente il contenuto, sia in forma orale, tramite l’invio di un messaggio vocale previo espresso consenso alla registrazione della propria voce.

Dopo aver ricevuto l’apposita informativa sul trattamento dei dati, il segnalante dovrà registrare i suoi dati inserendo un indirizzo e-mail e un numero di telefono personali, al fine di ricevere il doppio codice di sicurezza per i successivi accessi e consentire, in via dedicata e riservata, l’interlocuzione tra la Società e il segnalante per eventuali ulteriori chiarimenti e per l’invio dei feedback in merito al seguito della segnalazione effettuata.

Al fine di consentire un proficuo utilizzo della Segnalazione questa deve avere i seguenti elementi essenziali di seguito riportati.

• Segnalante: la Segnalazione deve contenere i riferimenti identificativi del soggetto autore della Segnalazione.
• Oggetto: una chiara descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione, con indicazione (se conosciute) delle circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi/omessi i fatti (con dettagli relativi alle modalità attraverso cui il Segnalante è venuto a conoscenza dei fatti).
• Segnalato e Persone coinvolte: le generalità o qualsiasi elemento (come la funzione/ruolo aziendale) che consenta un'agevole identificazione del/i presunto/i autore/i del comportamento illecito e delle Persone coinvolte.
• Società del Gruppo: la Segnalazione dovrà riportare l'indicazione relativa a quale società del Gruppo è riferita la Segnalazione nel caso in cui la Segnalazione sia effettuata in un canale condiviso tra più società del Gruppo.

Inoltre, il Segnalante potrà fornire i seguenti ulteriori elementi:

• l'indicazione di eventuali altre persone che possono riferire sui fatti oggetto della Segnalazione;
• l'invio di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
• ogni altra informazione che possa agevolare la raccolta di evidenze su quanto segnalato.

Il Segnalante potrà, inoltre, fornire eventuale documentazione utile a meglio circostanziare la Segnalazione.

Infine, per agevolare la corretta individuazione delle altre persone coinvolte e individuate dall’art. 3 del D.Lgs. n. 24/2023 alle quali garantire la riservatezza e le tutele è opportuno che il segnalante indichi esplicitamente l’esistenza di tali soggetti, specificando la sussistenza dei relativi presupposti.

Le Segnalazioni non devono assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi volti a offendere o ledere l'onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona a cui i fatti segnalati sono riferiti.

È vietato in tutti i casi:

• l'invio di Segnalazioni con finalità puramente diffamatorie e calunniose;
• l'invio di Segnalazioni che attengano esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l'attività aziendale/professionale del Segnalato;
• l'invio di Segnalazioni aventi ad oggetto contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante;
• l'invio di Segnalazioni di natura discriminatoria, in quanto riferite a orientamenti sessuali, religiosi e politici o all'origine razziale o etnica del Segnalato;
• l'invio di Segnalazioni effettuate con l'unico scopo di danneggiare il Segnalato.

Potranno essere comminate azioni disciplinari a tutti i dipendenti del Gruppo che presentino Segnalazioni di questo tipo. Inoltre, potrà essere sanzionato il Segnalante che ha effettuato la Segnalazione con dolo o colpa grave, qualora la Segnalazione si rilevi infondata.

I Codici di Sicurezza sono 2 set di 4 caratteri alfanumerici che il sistema invia al numero di cellulare (4) ed alla e-mail (4) indicati dal segnalante per poter procedere all'invio della segnalazione. Il segnalante, se dovrà accedere nuovamente al sistema, ad esempio per rispondere ad eventuali richieste di chiarimenti effettuate dalla società e ricevute tramite messaggio e-mail di alert dovrà selezionare il link ed inserire i codici di sicurezza ricevuti tramite mail e sms. Inserendo questi nuovi codici nell'apposito campo, il segnalante potrà avere nuovo accesso alla sua segnalazione e inserire i chiarimenti richiesti o ricevere i feedback. L'utilizzo dei codici di sicurezza rappresenta per il segnalante un'ulteriore garanzia che nessuno può sostituirsi a lui in nessuna fase della segnalazione.

Limitare il tempo di inserimento dei dati vuole essere un'ulteriore forma di garanzia per il segnalante attraverso la prevenzione di utilizzo improprio dello strumento. Le sessioni per l'inserimento dei dati anagrafici e di dettaglio della segnalazione hanno una durata limitata, allo scadere delle quali le informazioni andranno perse se non è stata eseguita l'azione “Invia segnalazione”. In questo caso il segnalante deve iniziare nuovamente l'intera procedura di effettuazione della segnalazione. In caso di segnalazione orale il tempo di inserimento della stessa è di 5 minuti.

La segnalazione è correttamente inviata al termine della procedura di «invio nuova segnalazione» ovvero quando il segnalante, una volta completata la compilazione dei campi previsti, clicca sul pulsante «Invia Segnalazione». A seguito di questa azione i dati vengono registrati a sistema e criptati. Se il segnalante non conclude il processo di segnalazione cliccando sul pulsante «Invia Segnalazione» tutti i dati fino a quel momento inseriti vanno perduti.

Con riguardo alle segnalazioni di cui al Decreto WB sarà rilasciato alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione della segnalazione ed entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento sarà fornito riscontro sul seguito dato alla segnalazione.

Il segnalante può accedere al portale in qualsiasi momento successivo all'invio per consultare i feedback che la società gli segnalerà tramite alert via e-mail (alla e-mail inserita in fase di registrazione) nonché mantenere interazioni con il Gestore. In particolare, con riguardo alle segnalazioni di cui al Decreto WB sarà rilasciato alla persona segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione della segnalazione, ed entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento sarà fornito riscontro sul seguito dato alla segnalazione.

Gli organi aziendali competenti per la gestione delle Segnalazioni sono:

• il Responsabile Audit, con riguardo al ricevimento e all’analisi delle segnalazioni
• il Comitato Etico, con riferimento all’analisi dell’istruttoria della segnalazione e per dare diligente seguito alla segnalazione stessa

Il segnalante, se dovrà accedere nuovamente al sistema, ad esempio per rispondere ad eventuali richieste di chiarimenti effettuate dalla società e ricevute tramite messaggio e-mail di alert dovrà selezionare il link ed inserire i codici di sicurezza ricevuti tramite mail e sms. Inserendo questi nuovi codici nell'apposito campo, il segnalante potrà avere nuovo accesso alla sua segnalazione e inserire i chiarimenti richiesti o ricevere i feedback. L'utilizzo dei codici di sicurezza rappresenta per il segnalante un'ulteriore garanzia che nessuno può sostituirsi a lui in nessuna fase della segnalazione.